Ma Direction - Saisir des heures

Profils concernés : RH - AD - AD Astreintes - Resp. établissement

Sommaire :

• Saisir une heure supplémentaire
• Dupliquer la saisie d'une heure supplémentaire
• Envoyer une saisie en validation

Afin de saisir une nouvelle heure supplémentaire, vous devez ouvrir le menu Ma Direction sur la gauche, puis cliquez sur le type d'heure supplémentaire à ajouter : HS à payer ou HS à récupérer ou Récupération d'heures ou Régularisation, dans la catégorie Saisie des heures.
Cliquer ensuite sur le “ + ” en haut du tableau listant les heures supplémentaires.

Attention, si une demande d'heure supplémentaire à payer a été refusée en RH, vous ne pourrez pas saisir de nouveau cette demande (même agent, même motif, même créneau horaire). Le message d'erreur “Une saisie identique existe déjà pour ce même agent.” apparaitra. Pour savoir si votre première demande a été refusée en RH, rendez vous dans le menu Demandes refusées en RH de la catégorie Validation des heures de Ma Direction.

Le formulaire est alors ouvert. Voici le formulaire pour les HS à payer et les HS à récupérer.

Différents champs se présentent à vous :

• La direction est ajoutée automatiquement.
• Sélectionnez l'agent concerné dans la liste, vous pouvez aussi commencer à taper son nom pour qu'il apparaisse plus rapidement.
  Info : la liste des agents de votre direction est extraite chaque jour de notre système CIRIL RH. Prévenir la RH (ou la DINSI) en cas d'erreur sur la liste proposée, les nouveaux arrivant pouvant mettre quelques heures/jours avant d'apparaître.
• Sélectionnez un motif d'heure supplémentaire dans la liste (Accroissement d'activité, Appel à volontariat,etc…).
• Sélectionnez un évènement concernant la nature de l'heure supplémentaire. (exemple : Nevers plage).
  

Si vous ne trouvez pas la nature que vous cherchez, cliquez sur l'option Créer un nouvel enregistrement. Une fenêtre de création apparaitra, saisissez alors votre libellé puis cliquer sur Ajouter.

• Sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin de l'heure supplémentaire en cliquant sur le champ vide pour faire apparaître un calendrier interactif.
  
  

Par défaut le calendrier s'ouvre à la date et tranche d'heure actuelles. Cependant, vous pouvez changer le mois à l'aide des flèches en haut, le jour au milieu et enfin l'heure à l'aide du curseur sur la droite.

  Lorsque l'heure est sélectionnée, le calendrier se fermera automatiquement et la date sera inscrite dans le champ correspondant.
* Ajoutez une observation si vous avez des informations complémentaires à donner.

• Pour la Récupération d'heures, le formulaire est plus succinct et diffère par le champ nombre d'heures, où vous devez remplir le nombre d'heure et le nombre de minutes que l'agent prend en récupération.
  
• De même pour la Régularisation, le type d'heure supplémentaire est également demandé.
  

Enfin, validez la saisie en cliquant sur le bouton Ajouter.
La saisie de l'heure supplémentaire apparaitra dans la liste des heures à l'accueil de ce menu.

Il est possible de dupliquer la saisie d'heures supplémentaires si plusieurs agents ont effectué les mêmes. L'option vous est proposée dès que vous validez une saisie, sinon suivez la démarche si dessous.

Pour ce faire, rendez vous à gauche de l'écran dans le menu Ma direction puisdans la catégorie Saisie des heures, puis sélectionnez le menu du type d'heure à dupliquer (HS à payer | HS à récupérer | Récupération d'heures | Régularisation).
Ensuite cliquez sur la loupe à gauche de la saisie que vous souhaitez dupliquer ou bien sur l'une des information sur la ligne.

Ensuite, cliquez sur le bouton Dupliquer la saisie situé à droite.

L'application va dupliquer l'heure supplémentaire à l'identique à l'exception du nom de l'agent qui sera vide. Il ne vous reste qu'à rentrer le nom du 2^ème agent à l'heure qui vient d'être créée.

Changez le nom dans la liste déroutante, puis cliquez sur Ajouter pour que les changements soient pris en compte.
Enfin, revenez à la liste des saisies en cliquant sur le bouton Retour.

La saisie a bien été dupliquée et affectée à un nouvel agent.

Après avoir fait votre saisie, lorsque vous avez terminé et êtes sûr(e) de celle-ci, vous pouvez l'envoyer au directeur pour validation.
Via la dernière option du menu de droite dans le détail de l'heure, ou bien via la liste des heures (écran précédant le détail d'une heure) avec le bouton d'envoi en bleu, dans la première colonne.

Le directeur pourra alors valider, refuser et renvoyer en saisie l'heure.