Règles d'organisation

1. Le bureau du courrier intègre les courriers, les mails et les requêtes venant du site (si elles ne sont pas intégrées directement sur la bannette associée).
2. Si un courrier arrive directement dans une direction, celle-ci doit le transmettre au bureau du courrier pour intégration dans l’application.
3. Le secrétariat du CAB se réserve la possibilité d’intégrer des courriers confidentiels et /ou à sensibilité politique.

1. La direction du CAB reste la seule entité à voir les courriers à sensibilité politique, non transmis dans un circuit.
2. La DG et la Direction Cabinet et le secrétariat du CAB voient tous les courriers intégrés dans un circuit.
3. Chaque utilisateur peut consulter les courriers liés à son niveau hiérarchique et à tous les sous-niveaux qui lui sont rattachés, en respect de l’organigramme. Il voit également les courriers dont il est en copie ou en attributaire.
4. Les élus voient uniquement les courriers liés à leurs délégations (= uniquement les courriers dont ils sont en copie).

Commentaire : lors des réunions de quartier, si des élus ont des questions de citoyens suite à des demandes, seul le CAB reste en mesure d’apporter les réponses car ils sont les seuls à avoir accès à l’ensemble des courriers.

1. L’assistante de direction est en capacité de répondre :

• Elle fait la réponse.
• Elle l’envoie en validation DG / Cab.

2. La réponse nécessite une compétence particulière :

• L’assistante de direction demande la contribution de l’agent ou du service concerné dans le logiciel.
• Celui-ci rédige sa réponse dans le logiciel courrier et valide. Le courrier retourne alors au niveau de la direction pour validation.
• L’assistante de direction vérifie la réponse et l’envoie en validation DG / Cab.

1. Les agents répondent aux courriers et envoient en validation DG / Cab.

2. L’assistante de direction vérifie que l’ensemble des courriers soient bien traités.

1. Les courriers multi-directions seront attribués au DGA du pôle concerné (PLaroye / JPAugé / QBruchon / ILaudet).
2. Les DGA et leurs Assistantes de Direction (AD), traiteront la demande, enverront les demandes de tâches aux acteurs concernés, centraliseront les informations et généreront la réponse.

1. Les visas seront dématérialisés et réalisés dans l’application.
2. La signature numérique se fera sous forme de « griffe » apposée sur le courrier pour les élus et le DG. Les circuits pourront ainsi être entièrement dématérialisé.
3. Un circuit de secours avec signature manuscrite sera prévu dans la configuration du logiciel.

Commentaire : Les impressions des courriers signés resteront à la charge de la direction qui fera la réponse.

Les AR seront envoyés par les directions /services qui recevront le courrier entrant.

1. Ils seront gérés par les assistantes de direction en respectant la charte mise en place.
2. Chaque assistante de direction aura la gestion des modèles appartenant à la direction dont elle dépend.
3. Les modèles génériques devront être modifié par les assistantes de direction de la DG.

Des supports de formation (utilisation et administration fonctionnelle) sont fournis par la société. Tout agent aura accès à ces supports pour se guider dans l’utilisation du logiciel. En cas de difficultés, les assistantes de direction sont les référentes dans leur direction respective pour apporter une premier niveau d’accompagnement. Si une aide supplémentaire est requise, le bureau du courrier est en capacité de vous l’apporter. Dans le cas contraire, veuillez faire une demande d’intervention.

1. Métier : pour toute assistance liée à l’utilisation, l’ajout d’utilisateur, la modification d’organigramme et de circuit, le référent est : le bureau du courrier.
2. Technique : pour toute assistance liée à un problème technique (problème de connexion, …), faire une demande d’intervention.

Un certain nombre de boites mails (requêtes cadre de vie, requêtes espace public, requêtes sécurité, DPO) sont configurés pour transmettre les demandes des citoyens directement dans les boites services associées. Si des directions identifient d’autres boites mails génériques dont elles assurent le traitement et devant être intégrées dans MAARCH, elles pourront solliciter la DINSI en ce sens pour étude.

Des évolutions organisationnelles peuvent être envisagées en fonction des besoins. N’hésitez pas à nous faire remonter vos retours et vos arguments afin d’améliorer le système.